Stage Assistante Desk Urgences in Geneva

Jobbeschreibung

6 à 12 mois à 100%

Les stages à MSF s’inscrivent dans un cursus intra- ou extra-académique, ou selon mesure fédérale suisse d’insertion professionnelle (lien Etat de Genève : engager un-e stagiaire). Une convention de stage tripartite est obligatoire.

Mission

Sous la responsabilité du Responsable de Programme, l’Assistant-e de Desk sera amené-e à appuyer l'équipe du Desk dans leurs activités quotidiennes et ce en fonction des priorités.

Vos tâches et responsabilités

Tâches administratives liées au fonctionnement du Desk

• Appuie le Desk dans la gestion et le suivi de l’information
• Traduit des documents en fonction des besoins et des demandes
• Appuie le Desk dans l’organisation de réunions et assure les comptes rendus
• Fait le suivi des divers outils organisationnels de la cellule
• Soutien logistique et administratif sur des évènements divers (E pool days, formation RDSU, etc.)

Opérations

• Participe en lien avec le Responsable de programme/Adjoint Responsable Programme/Référent Médical Progamme à la rédaction de documents de projets, cadres logiques et documents de demande de fonds et traduit si nécessaire en lien avec le Service Juridique
• Amène un support au Responsable de Programme pour l’analyse de contexte et rédige des notes de briefing
• Assure la mise à jour et l’archivage des documents stratégiques
• Synthétise, compile et met en page des informations opérationnelles à destination de présentations internes et externes
• Assure la mise à jour des documents essentiels sur le cloud destiné aux expatriés
• Commande des cartes en collaboration avec l’unité GIS
• Recherche et compile des informations sur des thématiques en lien avec les opérations
• Assure la mise à jour et l’archivage des documents stratégiques et des cartes
• Participe au suivi des conventions de partenariat

Ressources humaines

• Participe à la gestion du personnel expatrié sur le plan administratif (entrée des données sur le logiciel de ressources humaines Dynamics)
• Participe au suivi des expatriés (dates de mission, ouvertures de postes) et des documents nécessaires à leur départ (consentements éclairés (BIC), preuves de vie, visas)
• Organise le planning hebdomadaire pour les briefings/debriefings des expatriés
• Assure la consolidation, le suivi et la mise à jour des packages départ sur le réseau
• Accueille personnellement les expatriés sur le départ, leur présente les opérations en cours et s’assure qu’ils possèdent les documents nécessaires
• Elaboration de statistiques pour le suivi de l’utilisation de ressources humaines
• Participation aux réunions d’ouverture de postes (compilation des postes à ouvrir et présentation du point opérationnel de la semaine) 
• Participe au suivi des salaires mensuels 
• Assure le suivi d’autres démarches RH spécifiques selon les besoins

Logistique et supply  

• Appuie le référent supply dans l’inventaire, le reconditionnement et le suivi des appareils IT et Telecom
• Appuie le référent supply dans l’envoi de matériel sur le terrain

• Convention de stage tripartite obligatoire 
• Domaines : Master en science sociales, sciences politiques, études humanitaire et développement ou autre diplôme pertinent
• Maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit)
• Capacité à travailler efficacement sous pression et en autonomie
• Bonnes connaissances de l’environnement Windows (Word, Excel, Power Point)

Le titulaire doit par ailleurs avoir les aptitudes suivantes

• Rigueur, organisation
• Multitâche
• Esprit d’équipe et sens de la diplomatie
• Gestion des priorités, réactivité, flexibilité
• Intérêt avéré pour les thématiques de l’humanitaire

Conditions de stage

• Convention de stage tripartite obligatoire
• Stage 6 à 12 mois à 100%, en fonction de la convention
• Basé à Genève
• Date d’entrée en fonction : 14.01.2021
• Rémunération mensuelle : 2'000.- CHF brut

Pour postuler

Seuls les dossiers déposés sur la plateforme de recrutement seront pris en compte. Le dossier doit contenir uniquement : CV 2 pages max – lettre de motivation 1 page max – en français ou anglais.

La date limite de postulation est fixée au 06 décembre 2020.

Les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

SEULS LES CANDIDATS PRESELECTIONNES SERONT CONTACTES

Extra Informationen

Status

Inaktiv

Ausbildungsniveau

Andere

Standort

Geneva

Arbeitsstunden pro Woche

4 - 40

Jobart

Teilzeitjob

Tätigkeitsbereich

Verkauf / Retail

Führerschein erforderlich?

Nein

Auto erforderlich?

Nein

Motivationsschreiben erforderlich?

Nein

Sprachkenntnisse

Deutsch