Jobbeschreibung
Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA sucht:
Assistent/in, Abteilung Asien und Pazifik80 - 100% / Bern
Wir suchen eine tatkräftige, effiziente Person mit einer ausgeprägten Dienstleistungsorientierung sowie hoch entwickelten sozialen Fähigkeiten für die Arbeit in einem politischen Umfeld. In Ihrer Tätigkeit bei der Abteilung Asien und Pazifik unterstützen Sie das junge, dynamische Team von rund zehn Mitarbeitenden bei administrativen Aufgaben und tragen so zur Gestaltung der diplomatischen Beziehungen zwischen der Schweiz und den Ländern Asiens bei.
Ihre Aufgaben
- Drehscheibe und Anlaufstelle für den Stv. Abteilungschef, die SektionschefInnen und Mitarbeitenden in allen administrativen und organisatorischen Belangen.
- Verwalten von Terminen, Organisation von Dienstreisen, Zusammenstellen von Besuchsdossiers.
- Management der Organisationsmailbox und des physischen Posteingangs.
- Protokoll der wöchentlichen Abteilungssitzung.
- Organisation von internen und externen Veranstaltung.
- Ansprechperson bei Arbeitsplatz- und Logistikfragen.
- Einführung von neuen Mitarbeitenden, inklusive Zusammenstellen des Willkommensdossiers.
- Vertretung der Office Managerin / Assistenz der Abteilungsleitung bei deren Abwesenheit.
Ihr Profil
- Abgeschlossene Kaufmännische Grundausbildung, 1-3 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Position sind von Vorteil.
- Teamplayer mit ausgeprägter Dienstleistungsorientierung.
- Proaktive, selbständige und exakte Arbeitsweise.
- Klare Kommunikation und gut im Umgang mit Vielfalt.
- Stressresistent und anpassungsfähig in einem sich rasch verändernden Umfeld.
- Hohe Motivation und Interesse an der Optimierung von administrativen Prozessen.
- Sehr gute Kenntnisse von zwei Amtssprachen sowie gute Englischkenntnisse. Arbeitssprachen Deutsch und Französisch.
- Versiert im Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen, Interesse an IT-Prozessen.
- Sie fühlen sich wohl in einem politischen Umfeld.
Über uns
Das Staatssekretariat ist Teil des Departements für auswärtige Angelegenheiten EDA. Es koordiniert die Aussenpolitik der Schweiz. Die Abteilung Asien und Pazifik ist für die Koordination und die systematische Pflege der bilateralen Beziehungen zu den Ländern Asiens und des Pazifiks verantwortlich. Dazu gehören die Redaktion von aussenpolitischen Positions- und Informationspapieren, die politische Koordination innerhalb der Bundesverwaltung sowie die inhaltliche und organisatorische Vorbereitung von bilateralen Kontakten (Besuche und Reisen). In diesem politischen Umfeld arbeitet die Abteilung Asien und Pazifik eng mit den Schweizerischen Vertretungen, anderen Departementen, verwaltungsexternen Stellen und ausländischen Botschaften zusammen.
Die Bundesverwaltung achtet die unterschiedlichen Bedürfnisse und Lebenserfahrungen ihrer Mitarbeitenden und fördert deren Vielfalt. Gleichbehandlung geniesst höchste Priorität.
Extra Informationen
- Status
- Inaktiv
- Standort
- Bern
- Führerschein erforderlich?
- Nein
- Auto erforderlich?
- Nein
- Motivationsschreiben erforderlich?
- Nein
