Mitarbeiter*in Institutsadministration & Studienkoordination

Einführung

Das ARTORG Center for Biomedical Engineering Research ist ein strategisches Zentrum der Universität Bern und Teil der Medizinischen Fakultät. Es vereint interdisziplinäre Forschungsgruppen aus Technik und Medizin, die gemeinsam innovative Lösungen für klinische Herausforderungen entwickeln. Am ARTORG ist zudem der spezialisierte Masterstudiengang Biomedical Engineering angesiedelt, der in Kooperation mit der Berner Fachhochschule (BFH) durchgeführt wird.

Über den Job

Aufgaben

Instituts- und Sekretariatsadministration (Hauptaufgabenbereich)

• Selbstständige Führung des Sekretariats sowie Stellvertretung weiterer Sekretariatsleitungen am ARTORG
• Umfassende administrative und organisatorische Unterstützung der Forschungsgruppenleiter*innen und ihrer Teams
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben (Protokollführung, Telefon- und Postdienst, zentrale Office-Organisation)
• Organisation und Betreuung von Workshops, Tagungen und Institutsanlässen (inkl. Reise- und Hotelbuchungen)
• Beschaffung von Büro- und Labormaterial sowie Koordination mit zentralen Universitätsdiensten

Personaladministration

• Vollständige Abwicklung der Personalprozesse für Kantons- und Drittmittelangestellte sowie Stipendiat*innen (Rekrutierung, Eintritte, Mutationen, Austritte)
• Vorbereitung aller erforderlichen Dokumente für die Anstellung ausländischer Mitarbeitender (EU- und Drittstaaten)
• Erstellung von Lehrverträgen, Stelleninseraten, Stellenbeschreibungen und Pflichtenheften
• Zuständigkeit für die Absenzen- und Zeitkontrolle (JAZ-Beauftragte*r)

Finanzadministration

• Controlling von Betriebskredit- und Drittmittelkonten
• Debitoren-/Kreditorenworkflow (inkl. Nutzung von Finanzreporting und e-forms)
• Erstellung und Erfassung von Spesenabrechnungen und Pauschalentschädigungen
• Verantwortung für das Interne Kontrollsystem (IKS)

Studienkoordination (Master Biomedical Engineering) – Teilbereich

• Budgetverwaltung und Erteilung von Lehraufträgen
• Unterstützung der administrativen Abläufe im Studiengang (Stundenplan, Prüfungen, Masterarbeiten, Studienabschlüsse)
• Kommunikation mit Dozierenden und Studierenden in deutscher und englischer Sprache

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder mehrjährige Erfahrung in der - Administration (Erfahrung an Hochschulen oder in der Forschung von Vorteil)
• Sicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse von Vorteil
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Teamfähigkeit und serviceorientiertes Auftreten
• Interesse an universitären und wissenschaftlichen Abläufen
• Offenheit für neue Aufgaben und Prozesse in einem dynamischen Forschungsumfeld

Wir bieten

• Die Mitarbeit in einem akademischen und dynamischen Umfeld und kollegialen Team
• Eine herausfordernde, vielseitige Tätigkeit in einem spannenden Arbeitsgebiet
• Flache Hierarchien
• Eine Anstellung nach kantonalen Richtlinien mit flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten (nach der Einarbeitungsphase und nach Absprache)

Interessiert?