Racing & Historic Administrative Support Trainee

Berichtet an den Leiter Rennsport & Historisch und arbeitet eng mit den Championship Managern zusammen, wird der Auszubildende für administrative Unterstützung im Rennsport & Historischen Motorsport administrative, finanzielle und logistische Unterstützung für mehrere FIA-Meisterschaften leisten, darunter Truck Racing, die FIA World Endurance Championship (WEC) und historische Rennaktivitäten.

Dieses Praktikum bietet eine einzigartige Gelegenheit, praktische Erfahrungen in einer internationalen Sportorganisation zu sammeln und zur Durchführung und Verwaltung von Motorsportmeisterschaften auf Weltklasseniveau beizutragen.

AUFGABEN UND VERANTWORTLICHKEITEN:

Meisterschaftsverwaltung

• Unterstützung der täglichen administrativen Tätigkeiten der FIA-Meisterschaften.
• Fungieren als administrativer Ansprechpartner für ASN, Teams, Veranstalter und FIA-Offizielle.
• Koordination administrativer Anfragen mit FIA-Abteilungen und externen Interessengruppen.
• Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Ablage, Dokumentation und Verwaltung von Unterlagen.
• Unterstützung bei Visaverfahren und damit verbundenen administrativen Anforderungen für FIA-Mitarbeiter und Offizielle.

Dokumentenmanagement & Veröffentlichung

• Unterstützung bei der Vorbereitung und Koordination offizieller Meisterschaftsdokumente vor und nach Veranstaltungen.
• Verwaltung der Sammlung, Verteilung, Ablage und Archivierung offizieller Dokumente.
• Unterstützung bei der Veröffentlichung von Ergebnissen, Reglements, Bulletins und anderen offiziellen Dokumenten auf FIA-Plattformen.
• Mitwirkung bei der Erstellung und Formatierung von FIA-Team-Handbüchern und Meisterschaftsdokumentationen.

Finanz- & administrative Unterstützung

• Unterstützung bei Rechnungsprozessen, Bestellungen und finanziellen Nachverfolgungen.
• Überwachung des Rechnungsstatus und Unterstützung bei Zahlungsnachverfolgungen.
• Kommunikation mit der Finanzabteilung bezüglich Rechnungs- und Zahlungsabwicklung.
• Führung administrativer Aufzeichnungen zu Budgets und Ausgaben.

Reisekoordination

• Unterstützung bei Reisevorbereitungen für FIA-Mitarbeiter und Offizielle, die an Meisterschaftsveranstaltungen teilnehmen.
• Koordination mit der FIA-Reiseabteilung bezüglich Flügen, Unterkunft und Transport.
• Nachverfolgung von reisebezogenen Rechnungen und Erstattungen.
• Sicherstellung einer genauen und zeitgerechten Kommunikation von Reiseinformationen.

PROFIL:

• Derzeit im Studium oder kürzlich abgeschlossenes Studium in Betriebswirtschaft, Sportmanagement oder einem verwandten Bereich.
• Starke Organisationsfähigkeiten und Detailgenauigkeit.
• Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Komfortables Arbeiten in einem schnelllebigen und internationalen Umfeld.
• Versiert im Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen, insbesondere Excel, Word und PowerPoint.
• Interesse am Motorsport und Sportmanagement ist von Vorteil.
• Fließend in Englisch, schriftlich und mündlich.
• Kenntnisse in Französisch sind von Vorteil.

UNSER ANGEBOT:

Wir bieten ein unterstützendes und flexibles Arbeitsumfeld.

Der Kandidat muss während der gesamten Dauer des Praktikums an einer Universität eingeschrieben bleiben und eine obligatorische Praktikumsvereinbarung seiner Universität vorlegen können.

Wenn Sie interessiert sind, senden Sie uns bitte Ihren Lebenslauf und Ihr Anschreiben!

Die FIA ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und sich für den Aufbau einer vielfältigen und inklusiven Belegschaft einsetzt. Wir begrüssen und ermutigen Bewerbungen von allen qualifizierten Kandidaten.