Executive Assistant (60% - 80%), Genève, (f/m/d)

Über den Job

Bei Julius Bär schätzen und würdigen wir die individuellen Qualitäten, die Sie mitbringen, damit Sie wirkungsvoll, unternehmerisch und befähigt handeln und Werte über das Vermögen hinaus schaffen können. Gestalten wir gemeinsam die Zukunft des Vermögensmanagements.

Die Position des Executive Assistant zur Unterstützung des Market Head Intermediaries Westschweiz & Americas ist eine Schlüsselrolle, die eine begeisterte Person mit Eigenverantwortung und einer Anpackmentalität erfordert. Der Executive Assistant bietet umfassende, hochwertige administrative und operative Unterstützung und sorgt für einen reibungslosen Ablauf der täglichen Prioritäten.

Die erfolgreiche Kandidatin/der erfolgreiche Kandidat unterstützt den Market Head Intermediaries Westschweiz & Americas bei der Steigerung der operativen Effizienz, der Koordination eines komplexen Terminkalenders, Reiseorganisationen und der Führungskräftekoordination im Markt.

Diese Person fungiert als zentraler Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder.

Mit einer proaktiven Denkweise und unermüdlicher Detailgenauigkeit agiert der Executive Assistant als vertrauenswürdiger Partner, antizipiert Bedürfnisse, verwaltet sensible Informationen vertraulich und trägt zur Steigerung der Effektivität der Führungsebene bei.

Diese Rolle eignet sich gut für Bachelor- oder Masterstudierende oder für erfahrenere Assistenten, die Teilzeit arbeiten möchten.

Bei Julius Bär, wo Exzellenz und Kundenorientierung unsere Kultur prägen, verlangt diese Position höchste Professionalität, Diskretion und Serviceorientierung in einem schnelllebigen Umfeld mit mehreren Anspruchsgruppen.

IHRE AUFGABEN

• Proaktive Verwaltung des Kalenders des Market Head Intermediaries Westschweiz & Americas: Termine planen, Prioritäten setzen und Konflikte lösen
• Organisation von Reisevorbereitungen, inklusive Reiserouten, Visabestimmungen falls erforderlich, Unterkünften und Spesenabrechnung
• Fungieren als Gatekeeper durch Screening von Anrufen und E-Mails, Bearbeitung sensibler Korrespondenz und Sicherstellung zeitnaher Nachverfolgung
• Vermittlung zwischen der Zentrale und dem Genfer Büro, Sicherstellung der Abstimmung bei Richtlinien, Kommunikation und Veränderungsinitiativen
• Nahtlose Abstimmung mit dem Business-Management-Team
• Zusammenarbeit mit allen wichtigen internen Stakeholdern, einschließlich Finanzen, Personal, Compliance und Rechtsabteilung, insbesondere bezüglich Dokumentation und Genehmigungen
• Erleichterung interner Governance-Prozesse: Organisation von regionalen Managementausschusssitzungen, Verfolgung von Massnahmen und Pflege von Protokollen und Nachverfolgungen
• Strikte Wahrung der Vertraulichkeit aller Angelegenheiten

IHR PROFIL

• Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Internationale Beziehungen oder einem verwandten Fachgebiet (laufend oder abgeschlossen)
• Erste Erfahrung in einer ähnlichen Rolle und Affinität zu Themen des Private Banking
• Bereitschaft zu regelmässigen Reisen zwischen Zürich und Genf sowie täglichem internem Austausch mit anderen Standorten
• Nachgewiesene Fähigkeit, in einem Executive-Umfeld diskret und professionell zu arbeiten
• Fliessende Englisch- und Französischkenntnisse; Spanisch- und Deutschkenntnisse sind ein grosser Vorteil
• Fortgeschrittene Kenntnisse in der Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Organisationstalent: Fähigkeit, mehrere Aufgaben effizient zu bewältigen und dabei Genauigkeit und Detailgenauigkeit zu wahren
• Initiative & Problemlösungskompetenz: Antizipiert Bedürfnisse und schlägt Lösungen ohne ständige Aufsicht vor
• Kommunikationsfähigkeiten: Klare, präzise und diplomatische Kommunikation auf allen Ebenen und Kulturen
• Teamfähigkeit: Arbeitet sowohl selbstständig als auch im interdisziplinären Team gut zusammen
• Diskretion & Integrität: Geht mit vertraulichen Informationen mit höchster Sensibilität und Vertrauenswürdigkeit um

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