Jobbeschreibung
Ihre Aufgaben
- Sie organisieren und führen das Abteilungssekretariat und unterstützen den Abteilungsleiter und die Gruppenleiterinnen und Gruppenleiter.
- Sie verwalten das Abteilungsbudget und die Forschungsprojekte mit der Finanzmanagement-Software SAP und sind für das Projektcontrolling zuständig.
- Sie koordinieren und erstellen die Finanzreports.
- Sie bearbeiten das Auftrags-, Bestell- und Rechnungswesen in SAP und sind Superuser der Abteilung für SAP und das Zeiterfassungssystem.
- Sie organisieren Reisen, Meetings und Veranstaltungen.
- Sie stehen neuen Mitarbeitenden und ausländischen (Gast-) Wissenschaftlern mit Rat und Tat zur Seite.
- Sie pflegen die Datenbankinhalte (Publikationen, Konferenzen, Projekte, Aufträge, Adressen) und koordinieren das Archivieren.
- Sie kontrollieren und korrigieren die Absenzenliste innerhalb der Abteilung.
- Sie pflegen und aktualisieren die Internetseiten der Abteilung sowie Abteilungsbroschüren und Flyer.
Ihr Profil
- Kaufmännische Ausbildung, evtl. mit BMS oder Matura, mit einigen Jahren Berufserfahrung in administrativer Funktion (Erfahrungen aus ETH/Universitäten/Fachhochschulen von Vorteil)
- Hohe Sozialkompetenz und Teamfähigkeit
- Flair für Zahlen, Technik und Forschung, sowie starke organisatorische Fähigkeiten
- Ausgeprägte Dienstleistungsmentalität, Eigeninitiative und sehr strukturierte Arbeitsweise
- Sehr fundierte Kenntnisse im Umgang mit MS Office, SAP, Adobe Acrobat und Internet; Kenntnisse in Bildbearbeitungsprogrammen von Vorteil
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Advanced-/Proficiency-Level); weitere Fremdsprachen von Vorteil
Sie arbeiten zudem gerne selbstständig, sind belastbar, flexibel und verfügen über eine rasche Auffassungsgabe. Der Umgang mit der multikulturellen Vielfalt im wissenschaftlichen und technischen Umfeld bereitet Ihnen Freude und Sie schätzen das Arbeiten in einem aufgeschlossenen, motivierten Team. Wir bieten Ihnen ein anspruchsvolles und vielseitiges Aufgabengebiet in einem dynamischen, national und international ausgerichteten Forschungsumfeld.
Extra Informationen
- Status
- Inaktiv
- Standort
- Dübendorf
- Jobart
- Karrierestarter
- Tätigkeitsbereich
- Chemie / Pharmazie
- Führerschein erforderlich?
- Nein
- Auto erforderlich?
- Nein
- Motivationsschreiben erforderlich?
- Nein
